Un groupe d’EHPAD découvre rarement ses écarts au siège. Il les découvre à la lecture d’un rapport d’évaluation, quand un établissement se fait épingler sur un critère impératif que les quinze autres passent sans difficulté. Pour une direction médicale de groupe comme pour un référent qualité groupe, le circuit du médicament est le terrain où cet écart se creuse le plus vite : il dépend de conventions, de locaux et d’habitudes qui n’ont jamais été harmonisés.
Pourquoi l’hétérogénéité se paie maintenant
Trois évolutions ont changé la donne pour une direction médicale de groupe.
Les résultats d’évaluation sont publics. Depuis septembre 2025, la plateforme Qualiscope met en ligne les résultats d’évaluation des établissements et services médico-sociaux. Vos établissements ne sont plus seulement comparés à leurs voisins : ils sont comparés entre eux, par les familles, les prescripteurs et les autorités de tarification. Un écart entre deux sites d’une même enseigne est devenu une information accessible en trois clics.
Le calendrier ne laisse plus de marge. La première vague d’évaluations quinquennales court jusqu’à fin 2027. À l’échelle d’un parc de dix à trente établissements, cela signifie plusieurs visites par an, en ordre dispersé, avec un socle documentaire qui doit tenir à chaque fois.
Le critère médicament est impératif. Sur les dix-huit critères impératifs du référentiel HAS, le critère 3.6.2 sur la sécurisation du circuit du médicament est le seul propre au secteur médico-social. Une non-conformité impose des actions correctives immédiates, site par site.
Les quatre sources d’écart entre établissements d’un même groupe
Les conventions avec les officines. C’est la première cause, et la moins visible depuis le siège. Chaque établissement a négocié la sienne, à des époques différentes, avec des périmètres différents : ici la PDA est incluse, là elle est facturée, ailleurs elle reste faite en interne. Les missions du pharmacien référent y sont tantôt détaillées, tantôt résumées en une phrase générique qui n’engage personne.
Les procédures locales. Trois versions d’une même procédure de circuit du médicament coexistent souvent dans un même groupe, dont une non datée et une qui référence encore un logiciel abandonné.
Les pratiques d’écrasement. Rarement protocolisées, presque jamais tracées, elles varient d’un étage à l’autre. C’est le point d’observation le plus immédiatement révélateur pour un évaluateur, comme nous l’avons détaillé sur l’écrasement des comprimés en EHPAD.
Les systèmes d’information. Des logiciels de soins différents, ou le même logiciel paramétré différemment, et vous perdez toute capacité à consolider un indicateur à l’échelle du groupe.
Ce qui doit être standardisé au siège, et ce qui ne doit pas l’être
L’erreur classique du référent qualité groupe consiste à tout remonter au siège. Les équipes appliquent alors une procédure qui ne correspond pas à leurs locaux, et l’évaluateur le voit en une observation. La règle utile : standardiser l’exigence, pas la mise en oeuvre.
| Objet | Niveau groupe | Niveau établissement |
|---|---|---|
| Procédure circuit du médicament | Socle commun, plan type, points de contrôle obligatoires | Annexe locale : locaux, horaires, nominations |
| Convention avec l’officine | Modèle type, clauses obligatoires, durée, indicateurs | Choix du partenaire selon le territoire |
| Liste préférentielle | Trame par classes, méthode de révision | Validation en commission de coordination gériatrique |
| Protocole d’écrasement | Liste des formes à ne jamais broyer, support de traçabilité | Validation par le médecin coordonnateur du site |
| Erreurs médicamenteuses | Formulaire unique, circuit de signalement, consolidation | Analyse des causes et retour d’expérience |
| Indicateurs | Définition, périmètre, fréquence | Collecte et commentaire |
Le décret du 4 septembre 2025 rebat les cartes de la coordination
Le décret n° 2025-897 du 4 septembre 2025 intéresse directement une direction médicale de groupe sur trois points.
Il reconnaît l’infirmier coordonnateur dans le code de l’action sociale et des familles et intègre l’IDEC à l’équipe pluridisciplinaire minimale d’un EHPAD. Vos fiches de poste groupe doivent être relues à cette aune : le texte définit désormais un socle de missions et un rattachement hiérarchique. Nous détaillons ce partage des rôles dans notre article sur l’IDEC et le médecin coordonnateur dans le circuit du médicament.
Il ouvre la télécoordination : lorsqu’un établissement ne parvient pas à disposer du temps de coordination requis, les missions du médecin coordonnateur peuvent, pour une durée limitée et après information de l’ARS, être assurées à distance. Pour un groupe confronté à des postes vacants, c’est une soupape réelle — à condition de l’encadrer par une doctrine interne plutôt que de la subir site par site. Voir ce que la télécoordination change pour le circuit du médicament.
Il transforme le rapport annuel d’activité médicale en donnée nationale : son contenu est fixé par arrêté et il fait l’objet d’une remontée à la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie en vue d’un traitement automatisé. Autrement dit, ce que vos établissements déclarent chacun de leur côté devient comparable. Un RAMA consolidé au niveau groupe cesse d’être un confort de pilotage pour devenir une nécessité de cohérence. Nous détaillons les indicateurs médicament attendus par le nouveau RAMA dans un article dédié.
Ce qu’un partenaire pharmaceutique commun change à l’échelle du groupe
Un même préparateur pour plusieurs établissements produit un effet que les directions sous-estiment : il unifie les preuves. Même système qualité, même format de traçabilité, mêmes comptes rendus de visite du pharmacien référent, mêmes données exploitables d’un site à l’autre. Là où chaque établissement constituait son dossier seul, la direction médicale dispose d’un jeu de preuves homogène et opposable, comparable d’un site à l’autre.
Une limite doit être posée clairement : le résident conserve le libre choix de son officine pour la dispensation de ses traitements. Un groupe ne peut pas imposer un dispensateur unique. Il peut en revanche référencer un partenaire, harmoniser les clauses de ses conventions et organiser la préparation des doses à administrer — nous avons traité cette distinction dans notre article sur le libre choix de la pharmacie en EHPAD.
Sur le plan financier, la lecture consolidée est également plus lisible qu’à l’échelle d’un site isolé : voir qui paie quoi dans la PDA en EHPAD.
Cinq indicateurs que le référent qualité groupe doit suivre
Un référent qualité groupe ne peut pas auditer trente établissements chaque année. Il peut en revanche suivre cinq données simples, collectées par les établissements eux-mêmes, qui suffisent à repérer les sites à visiter en priorité.
- Taux d’établissements disposant d’une procédure circuit du médicament datée de moins de deux ans. Le plus simple à collecter, et le plus révélateur.
- Taux de conventions comportant une désignation nominative du pharmacien référent et une fréquence de visite écrite.
- Nombre d’erreurs médicamenteuses déclarées par établissement et par trimestre. Un site qui ne déclare rien ne fait pas moins d’erreurs : il ne les signale pas.
- Part des résidents en PDA externalisée. Le meilleur proxy de l’exposition résiduelle au risque de préparation sur site.
- Nombre de commissions de coordination gériatrique tenues et tracées dans l’année.
Questions fréquentes
Un groupe peut-il imposer une pharmacie unique à tous ses EHPAD ?
Non pour la dispensation : le résident garde le libre choix de son officine. Oui pour le référencement d’un partenaire, le modèle de convention et l’organisation de la préparation des doses à administrer.
La liste préférentielle peut-elle être commune à tout le groupe ?
Une trame commune, oui, et c’est même recommandé. Mais elle est élaborée par le médecin coordonnateur avec les médecins traitants de chaque site et passée en commission de coordination gériatrique. Elle n’est jamais opposable aux prescripteurs.
Qui porte la non-conformité sur le critère 3.6.2 : le siège ou l’établissement ?
L’évaluation porte sur l’établissement et le rapport est publié à son nom. Le siège n’apparaît pas, mais il subit l’effet de réputation et finance les actions correctives.
Par quel établissement commencer une harmonisation ?
Par celui dont l’évaluation est programmée le plus tôt, puis par le plus grand. Le socle documentaire construit pour le premier sert aux suivants.
Un état des lieux à l’échelle de votre parc
La Pharmacie Santé Bornes accompagne des EHPAD d’Île-de-France et de l’Oise, dont des établissements appartenant à des groupes multi-sites. Nous pouvons passer en revue les conventions et l’organisation du circuit du médicament de plusieurs de vos établissements et remettre à votre direction médicale ou à votre référent qualité groupe une lecture comparative des écarts. Joignez-nous au 01 34 04 83 21, ou consultez notre guide complet de la PDA en EHPAD.
À lire également : ce qu’il faut verrouiller avant de signer une convention PDA et ce que garantit la certification ISO 9001 QMS Pharma.
Cet article présente les principes généraux du référentiel d’évaluation des ESSMS et du décret n° 2025-897 du 4 septembre 2025. Il ne se substitue pas aux textes eux-mêmes ni à un avis juridique.
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